Tờ khai hải quan là gì trong xuất nhập khẩu

Tờ khai hải quan có thể xem là một trong những văn bản quan trọng và đồng thời cũng phổ biến bậc nhất nhưng cũng có thể gây không ít khó khăn đối với những người mới bắt đầu tiếp xúc với lĩnh vực xuất – nhập khẩu. Đừng lo vì trong bài viết này UFS sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để làm chủ tờ khai này.

1. Tờ khai hải quan là gì trong xuất nhập khẩu?

• Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là một văn bản mà trong đó người chủ của hàng hóa phải kê khai toàn bộ thông tin chi tiết về lô hàng hay phương tiện cho lực lượng kiểm soát. Tờ khai này được yêu cầu bắt buộc khi bạn muốn xuất khẩu ra nước ngoài hay nhập khẩu hàng hóa vào nước ta.
• Hiện nay, Tờ khai hải quan đã sử dụng mẫu mới (phát hành từ sau tháng 4 năm 2014) và việc khai báo hải quan có thể được thực hiện thông qua phần mềm VNACCS. 
• Cần chú ý rằng, một số chi cục hải quan vẫn sử dụng phương pháp cũ đối với tờ khai phi mậu dịch: người đại diện doanh nghiệp cần phải mua tờ khai giấy tại chi cục hải quan và những ô có liên quan sẽ phải điền bằng tay. 

2. Quy trình khai tờ khai hải quan điện tử

Hiện nay, được sử dụng phổ biến hơn cả là tờ khai hải quan điện tử, nắm được những nội dung dưới đây chắc chắn sẽ giúp bạn tự tin hoàn thành tờ khai này. 

2.1 Nội dung tờ khai hải quan điện tử

• Phần 1: Các thông tin chung: Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký.
• Phần 2: Các thông tin của doanh nghiệp/tư nhân xuất – nhập khẩu.
• Phần 3: Thông tin chi tiết lô hàng xuất – nhập khẩu.
• Phần 4:  Hóa đơn.
• Phần 5: Thuế và sắc thuế.
• Phần 6 : Phần dành cho hệ thống hải quan trả về.
• Phần 7 : Ghi chú về tờ khai hải quan.
• Phần 8: Danh sách hàng hóa.

Lưu ý:

• Tờ khai hải quan xuất khẩu không hoàn toàn giống với tờ khai nhập khẩu.   
• Tờ khai báo bắt buộc phải ở khổ giấy A4 màu trắng, tuyệt đối không dùng giấy màu.

2.2 Khai báo hải quan bằng phần mềm Vnaccs

Bước 1: Mua chữ ký số và chuẩn bị chứng từ

Mỗi chữ ký số sẽ là 1 tài khoản trên Vnaccs, 1 doanh nghiệp có thể mua nhiều chữ ký số.

Những thông tin cần thiết để khai Hải quan gồm:

• Thông tin doanh nghiệp và loại hình doanh nghiệp
• Thông tin chi tiết về lô hàng

Những chứng từ cần chuẩn bị:

• Invoice (bắt buộc)
• Bill of lading (bắt buộc nếu là tờ khai nhập khẩu)
• Packing list (khi có kiểm hóa)
• Arrival Notice (nếu là tờ khai nhập khẩu)
• Giấy phép quản lý chuyên ngành (nếu có)

Bước 2:  Điền tờ khai hải quan

Người khai hải quan dựa vào những chứng từ đã có để lên tờ khai hải quan theo những thông tin trên hệ thống.

Bước 3: Gửi tờ khai

Sau khi gửi tờ khai, nếu các bước thực hiện và số liệu sơ bộ hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông tin kết quả phân luồng phản hồi từ cơ quan hải quan (Trường hợp hệ thống lỗi, sẽ có thông báo trên màn hình máy tính).

• Luồng xanh (ký hiệu số “1”)
• Luồng vàng (ký hiệu số “2”)
• Luồng đỏ (ký hiệu số “3”)

Bước 4: Đóng dấu thông quan và lấy hàng hóa

Bước 5: Nhập dữ liệu

Chú ý: 

• Thông tin ngày khai báo không cần điền do phần mềm sẽ tự động cập nhật.
• Các công ty mới thành lập chưa có thông tin trên hệ thống Hải quan nên cần phải đăng ký thông tin bằng cách gửi email đến Tổng cục Hải quan, sau khi Tổng cục Hải quan cập nhật thông tin mới có thể tạo được tài khoản.

• Mã người sử dụng (User code)
• Mật khẩu (Passwords)
• Mã thiết bị đầu cuối (Terminal ID)
• Khóa truy cập

Dễ dàng hơn, doanh nghiệp nên liên hệ bên cấp chữ ký số để họ đăng ký tài khoản

3, Nội dung tờ khai hải quan giấy

Trong tờ khai bằng giấy, người khai ghi vào mục A:

PHẦN A – Dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế:

• Người nhập khẩu, mã số: Ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, sđt, số fax, mã số thuế. 
• Người xuất khẩu, mã số: Ghi tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nghiệp/cá nhân xuất khẩu.
• Người uỷ thác, mã số: Ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, sđt, số fax, mã số thuế.
• Đại lý làm thủ tục hải quan, mã số: Ghi tên đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ, số fax và mã số thuế của đại lý.
• Loại hình xuất-nhập khẩu:  Đánh dấu (V) vào ô tương ứng:

“KD”: Kinh doanh;

“ĐT” : Đầu tư; 

“GC” : Gia công;

“SXXK”: Sản xuất xuất khẩu;

“NTX”: Tạm nhập – tái xuất;

“TN”: Tái nhập.

• Giấy phép/Ngày cấp/ngày hết hạn: Ghi số văn bản cấp hạn ngạch hoặc duyệt kế hoạch nhập khẩu của Bộ Thương mại, Bộ ngành chức năng (nếu có), ngày cấp và hết hạn (nếu có). 
• Hợp đồng:  Ghi số, ngày ký hết hạn của hợp đồng thương mại hoặc phụ kiện hợp đồng (nếu có).
• Hoá đơn thương mại: Ghi số hoá đơn thương mại, ngày phát hành.
• Phương tiện vận tải: Ghi tên tàu, số chuyến bay, số chuyến tàu hỏa; số hiệu cùng ngày đến của phương tiện chở hàng nhập khẩu từ nước ngoài vào Việt Nam (Nếu được vận chuyển bằng đường bộ thì chỉ ghi loại hình phương tiện vận tải, không phải ghi số hiệu).
• Vận tải đơn: Ghi thông tin của vận tải đơn (B/L) hoặc chứng từ vận tải có giá trị do người vận tải cấp.
• Nước xuất khẩu: Ghi tên nước nơi mà từ đó hàng hoá được xuất bán cuối cùng để chuyển đến Việt Nam (Áp dụng mã nước cấp ISO ).
• Cảng, địa điểm xếp hàng: Ghi tên cảng, địa điểm (được thoả thuận trong hợp đồng thương mại) nơi hàng hoá được xếp lên phương tiện vận tải để chuyển đến Việt Nam (Áp dụng mã ISO ).
• Cảng, địa điểm, dỡ hàng: Ghi tên cảng, địa điểm (Ví dụ: Hải phòng) nơi hàng hóa được dỡ khỏi phương tiện vận tải. (Áp dụng mã hoá cảng ISO, nếu chưa được cấp mã số theo ISO thì chỉ ghi địa danh).
• Điều kiện giao hàng: Ghi rõ điều kiện giao hàng được thỏa thuận trong hợp đồng (Ví dụ: CIF Hải Phòng, FOB TOKYO…).
• Đồng tiền thanh toán:  Ghi mã của loại tiền tệ dùng để thanh toán (nguyên tệ) được thoả thuận trong hợp đồng (Áp dụng mã ISO ). Ghi tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ với tiền Việt Nam áp dụng để tính thuế.
• Phương thức thanh toán: Ghi rõ phương thức thanh toán thỏa thuận trong hợp đồng (Ví dụ: L/C, DA,…).
• Tên hàng – quy cách phẩm chất: Ghi rõ tên, quy cách phẩm chất hàng hóa theo như hợp đồng.
• Mã số hàng hoá: Ghi mã số phân loại hàng hoá theo danh mục hàng hoá XNK Việt Nam (HS.VN) do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành.
• Xuất xứ: Ghi tên nước nơi hàng hoá được chế tạo/sản xuất (Áp dụng mã ISO ).
• Lượng: Ghi số lượng hoặc trọng lượng từng mặt hàng trong lô hàng (phù hợp với đơn vị tính tại tiêu thức 21).
• Đơn vị tính: Ghi tên đơn vị tính của từng mặt hàng (ví dụ: mét, kg…) đã thoả thuận trong hợp đồng.
• Đơn giá nguyên tệ: Căn cứ vào thoả thuận trong hợp đồng thương mại, hoá đơn, L/C, ghi giá của một đơn vị hàng hoá (trong đó: đơn vị tính ở mục 21, tiền tệ theo mục 14), 
• Trị giá nguyên tệ: Ghi trị giá bằng nguyên tệ của từng mặt hàng nhập khẩu (là kết quả của phép nhân giữa “Lượng (tiêu thức 20)” và “Đơn giá nguyên tệ (tiêu thức 22)) . 
• Thuế nhập khẩu: 

> Trị giá tính thuế: Ghi trị giá của từng mặt hàng bằng VND.

> Thuế suất (%): Ghi mức thuế suất tương ứng theo biểu thuế nhập khẩu (với mã số đã được xác định trong tiêu thức 18).

> Tiền thuế: Ghi số tiền thuế nhập khẩu phải nộp đối với từng mặt hàng (là kết quả của phép nhân “Trị giá tính thuế” X “Thuế suất (%) của từng mặt hàng”).

Tiền thuế GTGT (hoặc TTĐB) 

• Thu khác: Tỷ lệ (%): ghi tỷ lệ các khoản thu khác theo quy định, Khi đó, số tiền được tính theo: “Giá tính thuế nhập khẩu của từng mặt hàng”x“Lượng”x“Tỉ lệ”.
• Tổng số tiền thuế và thu khác: Ghi tổng số tiền nhập khẩu; GTGT (hoặc TTĐB); thu khác, bằng số và bằng chữ.
• Chứng từ đi kèm: Ghi số lượng từng loại chứng từ và liệt kê tất cả các chứng từ đi kèm.
• Người khai hải quan ký tên, đóng dấu: ghi ngày/tháng/năm khai báo, ký xác nhận, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu.

Có lẽ bạn đã giải đáp được câu hỏi “Tờ khai hải quan là gì trong xuất nhập khẩu?” và nắm được phần nào cách để hoàn thành tờ khai hợp lệ.

Nếu cảm thấy thủ tục này quá rắc rối hoặc không có điều kiện để tự làm trực tiếp, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ Fulfillment tại UFS. Chúng tôi đảm bảo sẽ đưa ra những giải pháp nhanh gọn và tiết kiệm nhất cho vấn đề của quý khách!