Gửi hàng hóa đi quốc tế, đặc biệt đối với các loại giấy tờ thì việc đóng gói vô cùng quan trọng đảm bảo an toàn, bảo mật cho kiện hàng. Để quý khách luôn an tâm khi sử dụng dịch vụ, UFS gửi đến bạn hướng dẫn cách đóng gói tài liệu, hồ sơ khi chuyển phát nhanh.
Nếu có nhu cầu hay băn nào về việc chuyển phát nhanh đi mỹ quốc tế, bạn hãy liên hệ trực tiếp đến UFS để được hỗ trợ nhé!
1. Nguyên nhận đóng gói giấy tờ, tài liệu làm bị thất lạc
Tài liệu, giấy tờ đều là những bưu phẩm có kích thước nhỏ, trọng lượng nhẹ nên trường hợp gặp phải sự cố trong quá trình giao nhận là điều mà không khó tránh, nhưng lại thường xuyên xảy ra vì:
1.1. Đóng gói hàng hóa không đúng cách:
Đây chính là nguyên nhân đầu tiên khiến hàng họa bị thất lạc, thậm chí bị mất khi vận chuyển.
- Không niêm phong kỹ càng khiến hàng hóa bị rơi ra ngoài.
- Bưu phẩm bị phân loại nhầm sang loại hàng khác do đóng gói không đúng tiêu chuẩn quy định.
Vì vậy, nếu không muốn hàng hóa bị thất lạc, bạn cần tuân thủ cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh được các được từng đơn vị quy định rõ ràng.
1.2. Đơn vị vận chuyển không xử lý, phân loại trước khi giao nhận:
Đây là một sai lầm chủ quan của đơn vị vận chuyển bởi một số sai sót đến từ khâu phân loại, xử lý đơn hàng trước khi chuyển phát của đơn vị giao nhận cũng chính là lý do khiến tài liệu dễ bị thất lạc.
1,3, Đơn vị vận chuyển không kiểm soát chặt đơn hàng:
Bạn dễ dàng rơi vào trường hợp này khi chọn phải một đơn vị chuyển phát nghiệp dư vì trong quá trình chuyển phát, nếu shipper không kiểm soát chặt đơn hàng thì rất dễ giao nhầm hoặc làm thất lạc đơn hàng. Kéo theo đó, rủi ro dẫn đến mất hàng cũng khá cao.
2. Hướng dẫn cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh đúng cách
Những khách hàng đang có nhu cầu gửi giấy tờ, tài liệu nên tuân thủ cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh chóng dưới đây:
2.1 Đối với giấy tờ, tài liệu thông thường
Theo quy định, giấy tờ, tài liệu dù có kích thước nhỏ, trọng lượng nhẹ như thế nào thì vẫn phải tuân thủ cách đóng gói theo đúng quy chuẩn để chuyển phát nhanh. Trên thực tế, việc đóng gói các loại giấy tờ, tài liệu không hề phức tạp chỉ với vài bước đơn giản, do đó bạn hoàn toàn có thể tự đóng gói tại nhà. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ đóng gói được các đơn vị chuyển phát cung cấp nếu không đủ điều khiện làm tại nhà.
Thông thường, tài liệu sẽ được đóng gói trong bì thư, nilon, carton hoặc các vỏ đựng chuyên dụng, các loại vật liệu mềm khác. Điều quan trọng cần chú ý khi đóng gói chính là miệng của phong bao cần được dán kín, niêm phong kĩ càng. Nếu tài liệu đặc biệt quan trọng, có thể đóng dấu ở phần niêm phong và có thêm chữ ký của người gửi.
Khi đóng gói tài liệu bạn cần chú ý bề mặt của bì thư cần được cố định với keo dán, đồng thời, trên bì thư phải có đầy đủ thông tin của người gửi, người nhận và mã vận đơn khi chuyển phát.
2.2 Đối với hàng có thể cuộn tròn
Bên cạnh tệp giấy tờ, tài liệu nhỏ gọn thì những loại hàng hóa lớn có thể cuộn tròn như tranh vẽ, bản đồ, ảnh,… cũng là những mặt hàng thường xuyên được yêu cầu chuyển phát nhanh. Các mặt hàng này thuộc danh sách hàng hóa bưu phẩm dễ bị rách nát, thay đổi hình dạng do chèn ép hay va đập nên cũng cần có đóng gói theo quy chuẩn riêng để đảm bảo không bị hư hỏng khi vận chuyển.
Đối với loại hàng này, bạn cần cuộn tròn rồi cho vào ống đựng như ống nhựa hoặc có thể sử dụng bìa cứng để bao quanh hàng hóa để hạn chế tình trạng bị rách, bị sờn hay xây xước. Sau khi đã cố định trong ống đựng, bạn chỉ cần bịt kín hai đầu bằng băng keo. Bạn cũng có thể sử dụng vật liệu mềm hoặc giấy bóng khí bọc thêm bên ngoài nếu vẫn chưa an tâm và muốn đảm bảo tốt hơn cho hàng hóa. Người gửi có thể thay thế ống đựng bằng bao nylon hay vật liệu mềm để bọc xung quanh với nhiều lớp sau đó cố định chặt bằng băng dính.
3. Lưu ý để đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh đảm bảo an toàn
Ngoài việc nắm chắc cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh chống thất lạc, dưới đây là những lưu ý bạn tuyệt đối không nên bỏ qua:
- Bưu phẩm cần ít nhất một bề mặt nhẵn mịn để có thể dán được thông tin đơn hàng ở phía trên.
- Tất cả các thông tin về người gửi, người nhận, mã vận đơn đều phải được ghi chú đầy đủ, chi tiết và không được sai sót để quá trình chuyển phát được thực hiện suôn sẻ.
- Bưu phẩm nên được bao bên ngoài kĩ càng bởi nilon, băng dán để hạn chế tình trạng bị ẩm khi vận chuyển.
- Không nên sử dụng các loại dây để buộc bưu phẩm vì dây có thể bị đứt, bị tuột dẫn đến tài liệu bên trong có thể bị rơi ra ngoài trong quá trình vận chuyển đường dài.
- Bạn nên lưu ý thêm cho đơn vị vận chuyển để họ lựa chọn hình thức giao nhận phù hợp và kiểm soát chặt hơn khi chuyển phát đối với tài liệu quan trọng hoặc cần giao gấp.
Với sự phát triển của các dịch vụ chuyển hàng nhanh hiện nay, từ những loại hàng hóa cồng kềnh đến các mặt hàng bưu phẩm như giấy tờ, tài liệu đều không phải là mối lo ngại. Tuy nhiên việc đóng gói các bưu phẩm giấy tờ, chúng từ cần phải đảm bảo các yêu cầu về đóng gói để tránh bị thất lạc hoặc hư hỏng…
Hi vọng những hướng dẫn cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh của UFS Express sẽ hỗ trợ bạn gửi đi mặt hàng này nhanh chóng, an toàn.
